人事データを活用したいと思っていても、うまく使いこなせていない企業は少なくありません。

例えば、採用は採用システム、勤怠は勤怠システム、評価は評価システムというように、人事データが複数のツールに分かれて管理されているケースです。
このような状態では、従業員情報を横断的に確認することが難しくなり、データを分析するまでに多くの手間がかかります。

こうした課題を解決する方法の一つが、人事データの統合です。
人事データを一つの基盤で管理できるようになると、従業員情報を整理しやすくなり、人材配置や組織分析などにも活用しやすくなります。

この記事では、人事データ統合の基本からメリット・デメリット、さらに人事データを活用するためのポイントまでをわかりやすく解説します。

人事データとは

人事データとは、従業員に関するさまざまな情報のことを指します。
企業では、採用や労務管理、人事評価などの業務を通じて、多くの人材情報が日々蓄積されています。

これらの情報を整理・管理することで、従業員の状況や組織の状態を把握しやすくなります。
人材配置や人材育成、組織改善などの人事施策を進めるうえでも、人事データは重要な基盤となる情報です。

近年は、データをもとに人材マネジメントを行う企業も増えており、人事データの管理や活用の重要性が高まっています。

人事データの種類

人事データには、従業員に関するさまざまな情報が含まれます。代表的なものとして、次のようなデータがあります。

基本情報
氏名、社員番号、所属部署、役職、入社日などの従業員の基本情報です。
これらは人事管理の基盤となるデータであり、人員管理や組織構成の把握、異動や昇進の管理など、さまざまな人事業務で利用されます。多くの人事システムでは、この基本情報を中心に他のデータが紐付けられます。

勤怠・労務データ
出勤状況、労働時間、残業時間、休暇取得状況などのデータです。
労務管理や給与計算の基礎となる情報であり、働き方の状況を把握するためにも重要なデータです。例えば、残業時間の推移や休暇取得率を確認することで、職場環境の課題や働き方の傾向を把握することができます。

評価・スキルデータ
人事評価の結果、目標管理の内容、保有スキル、資格、研修履歴などの情報です。
従業員の能力やパフォーマンスを把握するためのデータであり、人材育成やキャリア開発、適切な人材配置を検討する際の参考になります。また、スキルデータを蓄積することで、組織全体の人材能力を可視化することも可能になります。

人事データ活用が注目されている背景

近年、多くの企業で人事データ活用が注目されています。
その背景には、人的資本経営の広がりや、人材マネジメントの高度化があります。

企業の競争力を高めるためには、人材のスキルやパフォーマンスを把握し、適切に配置・育成していくことが重要です。そのためには、感覚や経験だけではなく、データに基づいた意思決定が求められます。

しかし、人事データが複数のシステムやExcelに分散していると、データを横断的に確認することが難しくなります。
こうした課題を解決する方法として注目されているのが、人事データ統合です。

次の章では、人事データ統合とは何かについて解説します。

人事データ統合とは

人事データ統合とは、採用、勤怠、給与、人事評価、スキルなど、複数のシステムやツールで管理されている人事データを一つの基盤にまとめて管理することを指します。

企業では、人事業務ごとに異なるシステムを導入しているケースが多くあります。採用管理システム、勤怠管理システム、人事評価システムなど、業務ごとにツールが分かれている状態は珍しくありません。

このようにデータが分散していると、同じ従業員の情報が複数の場所に存在することになります。その結果、情報の更新に手間がかかったり、システムごとにデータが一致しないといった問題が発生することもあります。

人事データ統合は、こうした分散した人材情報を整理し、一つの基盤で管理できる状態を作る取り組みです。データをまとめて管理することで、人材情報を横断的に確認しやすくなります。

人事データ統合の方法

人事データ統合には、いくつかの方法があります。企業のシステム環境や運用方法によって、採用される方法は異なります。

一つは、人事システムを統合し、従業員情報を一つのデータベースで管理する方法です。採用、勤怠、評価などの機能を同じシステムで管理することで、人事データを一元的に扱えるようになります。

もう一つは、複数のシステムを連携させる方法です。各システムをAPIなどで接続し、従業員情報を共有することで、人事データを横断的に利用できるようにします。

企業の規模や既存システムの状況に応じて、適切な統合方法を選ぶことが重要です。

人事データ統合が求められる理由

企業で人事データを活用するためには、従業員に関する情報を横断的に確認できることが重要です。しかし、データが複数のシステムやExcelに分散している場合、必要な情報を集めるだけでも多くの時間がかかってしまいます。

また、システムごとにデータ更新を行う必要がある場合、更新漏れや情報の不整合が発生する可能性もあります。このような状態では、正確な人材情報をもとにした判断が難しくなります。

人事データを統合することで、従業員情報を一元的に管理できるようになります。これにより、組織全体の人材情報を把握しやすくなり、人事データを活用した人材マネジメントを進めやすくなります。

人事データを統合するメリット

人事データを統合することで、企業の人事業務は大きく改善されます。
採用、勤怠、給与、人事評価などの情報が別々のシステムやExcelで管理されている場合、データの更新や確認に多くの手間がかかります。

また、同じ従業員の情報が複数の場所に存在することで、データの不整合や更新漏れが発生することもあります。

人事データを一つの基盤で管理できるようになると、データ管理の負担が軽減されるだけでなく、人材情報を横断的に把握できるようになります。その結果、人事業務の効率化や人事データ活用の促進にもつながります。

ここでは、人事データを統合する主なメリットを紹介します。

データの整合性を保てる

人事データを統合することで、従業員情報の整合性を保ちやすくなります。

人事データが複数のシステムに分散している場合、同じ従業員の情報がシステムごとに異なる状態になることがあります。例えば、部署異動が発生した際に、あるシステムでは更新されているものの、別のシステムでは古い情報のまま残っているといったケースです。

このような状態では、どの情報が正しいのか判断することが難しくなります。
人事データを統合して管理することで、従業員情報を一つの基盤で更新できるようになり、データの整合性を保ちやすくなります。

二重入力を防げる

人事データが分散している環境では、同じ情報を複数のシステムに入力しなければならないことがあります。

例えば、新入社員が入社した際に、採用管理システム、労務管理システム、評価システムなど、それぞれのシステムに従業員情報を登録する必要があるケースです。こうした作業は、人事担当者の負担を増やすだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなります。

人事データを統合することで、一度入力した情報を複数の業務で共有できるようになります。
その結果、二重入力を減らすことができ、人事業務の効率化にもつながります。

人事業務を効率化できる

人事データを統合すると、情報の確認や更新作業がスムーズになります。

従業員情報を確認する際に複数のシステムを開く必要がなくなり、必要なデータを一つの画面で確認できるようになります。また、人事異動や組織変更が発生した場合も、更新作業を一つの基盤で行えるため、作業時間の短縮につながります。

これにより、人事担当者はデータ整理にかかる時間を減らし、人材育成や組織改善といったより重要な業務に時間を使えるようになります。

組織全体の人材情報を把握できる

人事データを統合することで、組織全体の人材情報を横断的に把握しやすくなります。

例えば、部署ごとの人員構成、評価状況、スキル分布などを一つの基盤で確認できるようになります。こうした情報をまとめて確認できることで、組織の強みや課題を客観的に分析しやすくなります。

また、経営層やマネージャーも必要な人材情報を迅速に確認できるようになり、人材配置や組織戦略の意思決定を進めやすくなります。人事データ統合は、人事業務の効率化だけでなく、人事データを活用した組織運営の基盤にもなります。

人事データ統合のデメリット

人事データ統合には多くのメリットがありますが、導入や運用にあたって注意すべき点もあります。
データ管理の方法やシステム構成を十分に検討しないまま進めてしまうと、かえって運用負担が増えてしまう可能性もあります。

そのため、人事データ統合を進める際には、メリットだけでなくデメリットや課題についても理解しておくことが重要です。

ここでは、人事データ統合でよく見られるデメリットを紹介します。

導入コストがかかる

人事データ統合を進める場合、人事システムの導入やシステム連携の構築などにコストがかかることがあります。

特に、複数のシステムを利用している企業では、既存システムとの連携やデータ移行の作業が必要になるため、一定の導入コストや時間が発生します。また、クラウド型の人事システムを導入する場合には、月額利用料などの運用コストも考慮する必要があります。

そのため、人事データ統合を検討する際には、システム導入の目的や期待する効果を整理し、費用対効果を踏まえて進めることが重要です。

データ整理に時間がかかる

人事データを統合するためには、既存のデータを整理する作業が必要になります。

例えば、部署名の表記がシステムごとに異なっていたり、従業員情報の登録方法が統一されていなかったりすると、そのままではデータを統合することができません。そのため、データ項目や管理ルールを見直し、統一する必要があります。

この作業には一定の時間と手間がかかるため、事前にデータ整理の方針を決めておくことが重要になります。

運用ルールを整備する必要がある

人事データ統合を進める場合、データの登録や更新に関する運用ルールを整備する必要があります。

例えば、部署名や職種の登録方法、データ更新の担当者などが明確になっていないと、統合後もデータ管理が混乱してしまう可能性があります。

そのため、人事データ統合を進める際には、システム導入だけでなく、データ管理のルールや運用体制をあわせて整備することが重要です。

人事データを統合して活用するためのポイント

人事データを統合するだけでは、必ずしも人事データ活用につながるとは限りません。
重要なのは、統合したデータを組織全体で活用できる状態を作ることです。

データの管理方法が統一されていない場合、統合したデータを十分に活用することが難しくなることがあります。
そのため、人事データ統合を進める際には、データ管理の方法や運用体制を整えることが重要です。

ここでは、人事データを統合して活用するために押さえておきたいポイントを紹介します。

人事データの管理ルールを統一する

人事データを統合するためには、まずデータの管理ルールを統一する必要があります。

例えば、部署名の表記や職種の分類、スキルの登録方法などが部署ごとに異なっていると、データを統合しても正しく分析することができません。同じ意味のデータでも表記が違う場合、集計や分析のたびに手作業で修正する必要が生じてしまいます。

そのため、人事データの登録方法や更新ルールをあらかじめ定めておくことが重要です。部署名や職種コード、スキル分類などのルールを統一することで、複数のデータをまとめて扱いやすくなります。

人事マスタを中心にデータを管理する

人事データを統合する際には、従業員情報の基準となる「人事マスタ」を整備することが重要です。

人事マスタとは、従業員の基本情報を管理するデータの中心となるものです。氏名、社員番号、所属部署、役職などの情報を基準データとして管理し、各システムのデータと紐付けます。

例えば、勤怠データや評価データを社員番号で管理することで、異なるシステムの情報を同じ従業員データとして扱えるようになります。このように人事マスタを中心にデータを整理することで、人事データを横断的に統合しやすくなります。

人事システムなどのツールを活用する

人事データを統合するためには、人事システムなどのツールを活用する方法もあります。

採用管理、勤怠管理、評価管理などをそれぞれ別のツールで管理している場合、人事担当者は複数のシステムを行き来する必要があります。また、同じ情報を複数のシステムに入力するなど、運用の負担も大きくなります。

人事システムを活用することで、従業員情報を一つの基盤で管理できるようになります。評価やスキル、勤怠などのデータを同じデータベースで管理することで、人事データを統合しやすくなります。

人事データ統合に関するよくある質問

人事データ統合とは何ですか？

人事データ統合とは、採用、勤怠、給与、人事評価、スキルなどの人事データを一つの基盤で管理することです。
分散している人材情報をまとめて管理することで、人事データを横断的に確認しやすくなります。

人事データを統合すると何が変わりますか？

人事データを統合すると、従業員情報の更新や確認がスムーズになります。
データの整合性を保ちやすくなり、人材配置や組織分析などにも人事データを活用しやすくなります。

人事データ統合はどの企業でも必要ですか？

必ずしもすべての企業に必要とは限りません。
ただし、複数の人事システムを利用している企業や、従業員数が増えている企業では、人事データ統合の必要性が高くなる傾向があります。

人事データ統合はExcelでもできますか？

Excelを使って人事データをまとめることは可能です。
しかし、データ更新や集計を手作業で行う必要があり、管理が複雑になりやすい点に注意が必要です。

人事データ統合を進めるには何から始めればいいですか？

まずは、自社の人事データがどのシステムやツールで管理されているかを整理することが重要です。
そのうえで、データ管理のルールを整備し、統合できる基盤を検討していくと進めやすくなります。

人事データ統合にはどのような方法がありますか？

主な方法として、人事システムでデータを一元管理する方法と、複数のシステムを連携させる方法があります。
企業のシステム環境や運用方法に応じて、適した方法を選ぶことが重要です。

まとめ

人事データとは、従業員の基本情報や勤怠、評価、スキルなど、企業の人材マネジメントを支える重要な情報です。これらのデータを整理・管理することで、組織の状況を把握しやすくなり、人材配置や人材育成などの人事施策にも活かすことができます。

しかし実際の企業では、採用管理、勤怠管理、人事評価などのシステムが分かれており、人事データが複数のツールやExcelに分散しているケースも少なくありません。このような状態では、データの更新や確認に手間がかかり、人事データを十分に活用することが難しくなります。

そこで重要になるのが、人事データ統合です。人事データを一つの基盤で管理できるようにすることで、データの整合性を保ちやすくなり、人事業務の効率化や組織全体の人材情報の把握にもつながります。

人事データ活用を進めるためには、まず自社の人事データがどのように管理されているかを整理することが重要です。そのうえで、人事データを統合できる仕組みを整えることで、人材情報をより効果的に活用できるようになります。

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