RPAと聞いて「業務が効率化されて生産性が上がる」「自社にも何かしら該当業務があるだろう」と思われる方は多いと思います。

しかし、慌ててツールを先に導入してしまい「効果が薄い」「運用が止まっている」「思った以上に工数がかかる」などといったことがあるのも事実です。

今回はRPAソリューションの導入前に検討すべき事項をまとめてみました。

 

RPA導入の前に検討すべき事項は大きく8つです。

・業務の棚卸

・業務の選定

・業務フローの可視化

・業務自体の見直しや他の解決策の検討

・RPAツールの選定

・RPA化可否の確認

・費用対効果のシミュレーション/費用以外の効果

・保守体制/管理体制の確認

 

・業務の棚卸

RPA導入の前にまずは、自部署や自社が行っている業務の棚卸をお勧めいたします。

棚卸のポイントとしてはRPA化可否、費用対効果、重複などを気にせず、まずは書き進めていくということです。

下記進めていきながら、大分類・中分類・小分類と区分を分け、ある程度の業務を洗い出し、重複部分や並び順を整理していきます。

そして、業務が洗い出せれば、各業務の時間・回数・頻度・タイミング・繁閑・承認フローなどを記載していくイメージです。

 

・業務の選定

棚卸の後は改善検討業務の選定です。

棚卸した業務一覧の中から業務改善すべき業務やRPA化検討業務を選定していきます。

RPA化検討業務の選定ポイントとしては「ルールが決まっており、データ化されている定型業務」「多くの工数が発生している定型業務」です。

 

・業務フローの可視化

業務が選定出来れば、次は選定した業務の業務フローを可視化していきます。

理由は「業務フローを書き出すことで改善点が見つかりやすい」「RPAジョブが構築しやすい」ということなどです。

インプット・アウトプット・関連部署・利用ツール・その手順など、細かく一連のフローを書き出していくイメージです。

 

・業務自体の見直しや他の解決策の検討

そして次に、RPA化ではなく、そもそもの業務自体の排除や統合を行い改善できないかを確認していきます。

もし業務の簡素化により課題が解決すれば、コストをかけずに目的が達成されるためです。

合わせてRPAや業務の見直し以外の選択肢(VBA・システム化・アルバイト雇用・配置転換など)に関しても検討しておくと良いでしょう。

 

・RPAツールの選定

そしてがいとうぎょうむ

 

・RPA化可否の確認

選定した業務のRPA化が可能なのかを確認します。

利用ツール、手順、セキュリティ環境、PCのスペック、人的工数の発生個所など、詳細に確認しておくことで

導入後のトラブル・エラーを回避できます。

 

・費用対効果のシミュレーション/費用以外の効果

選定した業務の工数×時給×営業日を行い、どの程度の費用対効果があるのかを事前にシミュレーションしておきます。

目視確認や捺印など人的工数が発生する際は、差し引いて算出するのも良いと思います。

また、「正確性」「24時間稼働」「処理速度向上」「離職リスクなし」などの定性効果も加味して検討する必要があります。

 

・保守体制/管理体制の確認

そして導入後の保守担当や各ジョブ(シナリオ)の管理方法に関しても事前に決めておくと良いでしょう。

自社内にRPA専属の部署をつくったり、外注することも検討しながら進めても良いと思います。

 

ツールを先に導入してしまうと「効果が薄い」「運用が止まる」「思った以上に工数がかかる」などといったことが考えられます。

是非参考にしてみてください。

今後はRPA導入における失敗などに関しても投稿していきたいと思います。

引き続きよろしくお願い致します。

株式会社Dots